مصطلحات هامة

البيانات DATA :

هي المادة الخام للمعلومة وهي الأرقام أو الحروف أو الرموز أو الكلمات القابلة للمعالجة بواسطة الحاسب

مثل : الرقم (65) أو كلمة بيانات .

المعلومات Information :

هي ناتج معاجة البيانات أي هي بيانات تم تنظيمها أو معالجتها لتحقيق أقصى إستفادة منها .

مثال : الرقم (6) والرقم (5) إذا استخدما في عملية الضرب 5 * 6 أصبحا معلومة مفيدة .

قواعد البيانات Data base :

هي تجميع لكمية كبيرة من المعلومات أو البيانات وعرضها بطريقة أو بأكثر من طريقة تسهل الاستفادة منها .

مثال :دليل الهاتف الذي يشتمل على أسماء وعناوين وأرقام هواتف سكان مدينة القاهرة يمكن أن نعتبره قاعدة بيانات

 وتحقيق الإستفادة من قاعدة البيانات هذه بإدخال رقم المشترك للبرنامج فنحصل على اسمه وعنوانه .

نظم إدارة قواعد البيانات :

Database Management Systems

هي مجموعة من البرامج الجاهزة التي تقوم بتنفيذ جميع الوظائف المطلوبة من قاعدة البيانات .

مثال : بعد إضافة عملاء جدد لدليل الهاتف في مدينة القاهرة فإنك قد تحتاج لإعادة ترتيب أسماء المشتركين أبجديا أو

لترتيب عناوينهم ، مثل هذا العمل من أحد وظائف إدارة قواعد البيانات .

أهمية قواعد البيانات :

أ - تخزين جميع البيانات بكافة الأنشطة لجهة ما بطرق متكاملة ودقيقة وتصنيف وتنظيم هذه البيانات بحيث يسهل

استرجاعها في المستقبل .

ب - متاعبعة التغيرات التي تحدث في البيانات المخزنة وإدخال التعديلات اللازمة عليها، حتى تكون دائما في الصورة

الملائمة لإستخدامها فور طلبها .

ج - تخزين كم هائل من البيانات التي تتجاوز الإمكانيات البشرية في تذكر تفاصيلها ومن ثم إجراء بعض العمليات

والمعالجات التي يستحيل تنفيذها يدويا .

د - تساعد على تخزين البيانات بطريقة متكاملة بمعنى الربط بين النوعيات المختلفة للبيانات المعبرة عن كافة الأنشطة .

هـ - تساعد على تحقيق السرية الكاملة للبيانات المخزنة بها بحيث لا تتاح أية معلومات لأي شخص ليس له الحق في

الإطلاع عليها .

وظائف قواعد البيانات :

أ - إضافة : معلومة أو بيان جديد إلى الملف .

ب - حذف : البيانات القديمة والتي لم تعد هناك حاجة إليها .

ج - تغيير : بيانات موجودة تبعا لمعلومات استحدثت .

د - البحث والإستعلام : عن معلومة أو معلومات محددة .

هـ - ترتيب : وتنظيم البيانات داخل الملفات .

و - عرض : البيانات في شكل تقارير أو نماذج منظمة .

ز - حساب : المجموع النهائي أو المجموع الفرعي أو المتوسط الحسابي لبيانات مطلوبة .

مميزات قواعد البيانات :

1 - تجميع كل كائنات القاعدة في ملف واحد يأخذ الإمتداد mdb .

2- استيراد وتصدير أنواع مختلفة من البيانات الى باقي مجموعة الأوفيس أو إلى برامج أخرى .

3- تعدد درجات الأمان في القاعدة وتعدد المستخدمين .

4 - امكانية وضع القاعدة على شبكة اتصال داخلية وتشغيلها من عدة مستخدمين في آن واحد .

5 - وجود خصائص تمكن المستخدم من التحكم في القاعدة وبياناتها ومنع تغيير تصميمها .

تنظيم قواعد البيانات داخل قاعدة البيانات :

تخزن المعلومات المطلوبة لقواعد البيانات داخل ملفات، وتوضع هذه الملفات على أحد وسائط التخزين المساعدة مثل

 القرص المغناطيسي .

كل ملف عبارة عن جدول يشتمل على سطور وأعمدة، ويشتمل كل ملف على مجموعة من السجلات Records ويحتل كل

 سجل سطرا داخل الملف، ويقسم كل سجل إلى عدد من الحقول Fields .

تلميح :

يطلق على قواعد البيانات Access إسم قواعد البيانات العلائقية .

ويقصد بها ان قواعد البيانات هذه تكون مترابطة بعلاقات في حقل واحد أو أكثر بهدف :

1 - منع تكرار البيانات .

2 - الحد من مساحات التخزين الضائعة .

3 - الرفع من كفاءة قاعدة البيانات .

 المتواجدون حاليا في هذه الصفحة